• Definisi
  • Registrasi Administrasi
  • Tujuan Registrasi Administrasi
  • Pembayaran Biaya Pendidikan
  • Registrasi Akademik
  • Status Aktif Kuliah
  • Registrasi Masih Kuliah
  • Perubahan Rencana Studi
  • Sanksi Tidak Melakukan Registrasi
  • Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

Definisi

Registrasi adalah proses yang harus dilalui oleh mahasiswa pada setiap awal semester yang mencakup proses: (1) registrasi administrasi, (2) registrasi akademik dan (3) registrasi mata kuliah. Keseluruhan proses registrasi harus dilakukan secara berurutan pada masa-masa yang telah ditentukan dalam Kalender Akademik Unsyiah.

Registrasi Administrasi

Registrasi administrasi dilakukan oleh setiap mahasiswa pada awal semester. Registrasi dapat dilakukan setelah mahasiswa melunaskan biaya pendidikan yang standar biayanya ditetapkan oleh Rektor. Revisi Keputusan Rektor Nomor 773/UN1 L/KPT/2019 Tentang Penetapan Besaran Biaya Uang Kuliah Tunggal Untuk Mahasiswa Program Diploma III (DIII) Dan Strata (SI) Jalur Penerimaan Reguler dan Mandiri Universitas Syiah Kuala Tahun Akademik 2019/2020 dapat diunduh di

Tujuan Registrasi Administrasi

Tujuan registrasi administrasi adalah untuk:

  • Menerima pembayaran biaya pendidikan,
  • Menghimpun data mahasiswa sehingga dapat digunakan untuk kepentingan perencanaan keuangan dan evaluasi program

Pembayaran Biaya Pendidikan

  • Biaya pendidikan untuk semester baru harus dibayarkan pada masa registrasi sesuai dengan Kalender Akademik
  • Biaya pendidikan dibayarkan untuk satu
  • Besarnya biaya pendidikan dan biaya lainnya ditetapkan dengan Keputusan Rektor dan dapat berbeda-beda untuk setiap mahasiswa dan
  • Mahasiswa yang mendapat keringanan membayar biaya pendidikan (beasiswa) ditetapkan dengan Keputusan Rektor sebelum jadwal pembayaran
  • Berdasarkan status mahasiswa, registrasi administrasi terdiri dari:
    • Registrasi administrasi calon mahasiswa baru sesuai POB 002/H11/PP-SOP/2010 (Lampiran 2).
      • Registrasi ini merupakan kelanjutan dari seleksi penerimaan mahasiswa baru. Peserta seleksi yang dinyatakan lulus diharuskan mendaftarkan diri untuk memperoleh status sebagai mahasiswa Unsyiah. Syarat-syarat registrasi administrasi calon mahasiswa baru adalah:
      • Setiap calon mahasiswa baru diharuskan datang sendiri untuk melakukan registrasi administrasi.
      • Menyerahkan kartu tanda peserta ujian seleksi untuk Program Diploma, Program Sarjana, Program Profesi dan Program Pascasarjana/Spesialis/Subspesialis serta bukti kelulusan seleksi
      • Memperlihatkan ijazah asli, rapor asli, nilai UN asli, dan menyerahkan fotokopi yang dilegalisasi, masing-masing rangkap 2 (dua). Khusus untuk Program Pascasarjana/ Profesi/Spesialis/Subspesialis menyerahkan Ijazah dan Transkrip Nilai dan fotocopy akreditasi program
      • Menyerahkan pasfoto ukuran 2×3 cm dan 4×6 cm masing-masing 2 (dua)
      • Menyerahkan surat izin belajar dari Kemenristekdikti dan persyaratan Unsyiah lainnya bagi warga negara asing.
      • Bagi calon mahasiswa baru yang tidak memenuhi ketentuan di atas maka tidak dapat diterima sebagai mahasiswa Unsyiah, walaupun sudah dinyatakan lulus seleksi penerimaan mahasiswa
      • Registrasi administrasi untuk Program Pascasarjana/Profesi/ Spesialis/Subspesialis mengikuti aturan dan persyaratan yang ditetapkan oleh masing-masing program studi dalam lingkungan Program Pascasarjana/Profesi/ Spesialis/Subspesialis.
    • Registrasi administrasi mahasiswa lama sesuai POB 003/H11/PP-SOP/2010 (Lampiran 3). Registrasi administrasi mahasiswa lama dinyatakan selesai dengan pembayaran biaya pendidikan melalui bank yang ditunjuk.

Registrasi Akademik

Registrasi akademik dilakukan oleh setiap mahasiswa pada awal semester untuk memperoleh hak mengikuti kegiatan akademik pada semester tersebut. Registrasi akademik dilakukan setelah sebelumnya mahasiswa melakukan registrasi administrasi.

  • Bahan-bahan yang diperlukan untuk registrasi akademik:
    • Kartu Hasil Studi (KHS) semester sebelumnya,
    • Jadwal kuliah, dan
    • Daftar Kumpulan Nilai (DKN).
  • Kegiatan dalam registrasi akademik sesuai POB 004/H11/PP-SOP/2010 (Lampiran 4).
    • Menjelang dimulainya kegiatan semester baru, pada jadwal yang telah ditetapkan dalam Kalender Akademik Unsyiah, mahasiswa memilih mata kuliah yang akan diikutinya pada semester tersebut sesuai dengan mata kuliah dan nama koordinator yang ditawarkan.
    • Pemilihan mata kuliah tersebut dilakukan mahasiswa di bawah bimbingan Dosen Wali (Pembimbing Akademik) atau ketua program studi (dalam hal dosen wali berhalangan) dengan memperhatikan kurikulum, jadwal kuliah dan prestasi akademik yang dicapai pada semester-semester
    • Mata kuliah yang dipilih selanjutnya diisikan dalam Kartu Rencana Studi (KRS) secara online dengan benar dan
    • Dosen wali selanjutnya memberikan persetujuan secara online
    • Setelah mendapatkan persetujuan KRS secara online, maka mahasiswa harus mencetak hasilnya sebanyak rangkap 4 (empat) dan mengembalikan hasil cetak kepada dosen wali setelah ditandatangani oleh
    • Mahasiswa mencetak dan mendistribusikan KRS yang telah ditandatangani kepada dosen wali, program studi, dan Subbagian Akademik Fakultas/
    • Mahasiswa yang tidak mengisi atau salah mengisi KRS online dapat mengakibatkan tidak akan tercantum dalam Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA), sehingga nilai mata kuliah tersebut tidak akan dikeluarkan pada akhir
  • Data online yang sudah diisikan oleh mahasiswa selanjutnya dapat diproses oleh Subbagian Akademik Fakultas/Pascasarjana sehingga diperoleh Daftar Peserta Kuliah untuk setiap mata
  • Daftar Peserta Kuliah disampaikan kepada Koordinator Mata Kuliah paling lambat pada akhir minggu kedua dari masa kuliah tiap

Status Aktif Kuliah

Mahasiswa akan berstatus aktif jika telah menuntaskan proses registrasi administrasi dan registrasi akademik. Mahasiswa yang berstatus aktif berhak menggunakan fasilitas pembelajaran di Unsyiah.

Registrasi Matakuliah

Registrasi mata kuliah dilakukan agar mahasiswa terdaftar pada beberapa mata kuliah tertentu, seperti mata kuliah umum dan praktikum. Registrasi mata kuliah dilakukan langsung di unit kerja yang melayani mata kuliah tersebut. Registrasi perlu dilakukan untuk memudahkan pembagian kelas dan alokasi ruang. Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi mata kuliah dapat dianggap tidak mengikuti mata kuliah tersebut.

Perubahan Rencana Studi

Mahasiswa pada Program Diploma, Program Sarjana, Program Pascasarjana dan Program Profesi diperbolehkan untuk melakukan perubahan terhadap rencana studinya ketika semester sedang berlangsung sesuai dengan Kalender Akademik Unsyiah. Perubahan dapat dilakukan

melalui dua cara yaitu Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) atau Pembatalan Mata Kuliah.

  • Kartu Perubahan Rencana Studi sesuai POB 005/H11/PP-SOP/2010 (Lampiran 5). Sesuai kebijakan akademik Fakultas/Pascasarjana, mahasiswa dapat melakukan KPRS dalam 2 (dua) minggu pertama sejak permulaan masa kuliah, dengan ketentuan sebagai berikut:
    • KPRS dilakukan pada masa yang telah ditetapkan dalam Kalender Akademik Unsyiah.
    • Jumlah beban studi sebelum dan sesudah perubahan tidak melebihi ketentuan yang berlaku, yaitu sesuai dengan perhitungan beban studi atas dasar Indeks Prestasi Semester (IPS)
    • KPRS tersebut dilakukan dengan seizin dosen wali atau ketua program studi (dalam hal dosen wali berhalangan) dengan mempertimbangkan alasan yang diajukan dan daya tampung
    • Prosedur KPRS dilakukan sebagai mekanisme sebagai berikut:
      • Hasil cetak KRS online (seperti dijelaskan pada angka 3.3 huruf (b) dan 3.6 huruf (a) diperbanyak rangkap 4 (empat).
      • Mahasiswa kemudian secara manual melakukan KPRS dengan mencantumkan mata kuliah yang dibatalkan dan mata kuliah baru yang
      • Perubahan pada hasil cetak KRS online dilakukan dengan memberikan tanda pada kolom yang tersedia sebagai berikut:
        • H : untuk mata kuliah yang dibatalkan
        • P  : untuk mata kuliah baru
        • U  : untuk mata kuliah yang diambil ulang karena sebelumnya tidak lulus
        • X  : untuk mata kuliah yang diambil dalam rangka perbaikan nilai
      • Dosen wali selanjutnya menandatangani seluruh lembar hasil cetak KRS online yang telah memuat perubahan mata kuliah.
      • Hasil cetak KRS online yang memuat perubahan mata kuliah ini didistribusikan kepada mahasiswa yang bersangkutan, dosen wali, program studi dan Subbagian Akademik Fakultas/Pascasarjana.
      • Perubahan mata kuliah pada KRS online dilakukan oleh Subbagian Akademik Fakultas/Pascasarjana masing-masing.
  • Mahasiswa yang terpaksa meninggalkan kegiatan akademik pada 2 (dua) minggu pertama masa perkuliahan karena melaksanakan tugas tertentu untuk kepentingan lembaga/negara atas izin Dekan/Rektor, dapat mengisi KRS pada masa PKRS. Mata kuliah yang diambil dianggap mata kuliah baru (dengan membubuhkan tanda P pada kolom yang sudah disediakan) dan ditulis kata-kata ”Dispensasi Khusus” pada kolom keterangan, disertai dengan keterangan singkat tentang jenis tugas yang
  • Pembatalan Mata Kuliah sesuai POB 006/H11/PP-SOP/2010 (Lampiran 6).
  • Mahasiswa dapat membatalkan mata kuliah yang telah diprogramkan sebelumnya pada minggu ke-9 (sembilan) perkuliahan, dengan ketentuan:
    • Pembatalan mata kuliah dilakukan pada masa yang telah ditetapkan dalam Kalender Akademik Unsyiah.
    • Perubahan rencana studi tersebut dilakukan dengan seizin dosen wali atau ketua program studi (dalam hal dosen wali berhalangan) dengan mempertimbangkan alasan yang
    • Pembatalan hanya dapat dilakukan dengan menyisakan minimum 12 (dua belas) sks (untuk Program Diploma dan Program Sarjana) dan 10 (sepuluh) sks (untuk Program Pascasarjana) dari seluruh mata kuliah yang diambil pada semester tersebut.
    • Bagi mahasiswa yang telah melebihi masa studi normal, dapat dipertimbangkan untuk melakukan pembatalan mata kuliah berdasarkan pertimbangan dosen
    • Prosedur pembatalan mata kuliah dilakukan sebagai berikut:
      • Hasil cetak KRS online sesuai angka 3.3 huruf (a) jika tidak melakukan perubahan KRS atau sesuai angka 3.6 huruf (a) jika sebelumnya telah melakukan perubahan KRS) diperbanyak rangkap 4 (empat).
      • Mahasiswa lalu secara manual melakukan pembatalan mata kuliah dengan dengan membubuhkan tanda H pada kolom yang telah disediakan pada lembar KRS
      • Dosen wali selanjutnya menandatangani seluruh lembar hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan mata kuliah.
      • Hasil cetak KRS online yang memuat pembatalan mata kuliah ini selanjutnya didistribusikan kepada mahasiswa yang bersangkutan, dosen wali, program studi dan Subbagian Akademik Fakultas/
      • Pembatalan mata kuliah pada KRS online dilakukan oleh Subbagian Akademik Fakultas/Pascasarjana masing-masing.

Sanksi Tidak Melakukan Registrasi

  • Mahasiswa yang terlambat melakukan berbagai jenis registrasi sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam Kalender Akademik Unsyiah, diharuskan meninggalkan kegiatan akademik (Lihat bagian 1).
  • Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi pada satu semester tertentu tanpa mengajukan cuti akademik, maka semester tersebut tetap diperhitungkan dalam masa studi mahasiswa yang
  • Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi administrasi selama 2 (dua) semester berturut-turut dianggap mengundurkan diri dari
  • Ketentuan dalam angka 3.6. huruf (a) point 5 tidak berlaku bagi mahasiswa yang melakukan kegiatan akademik di luar Unsyiah dan telah mendapat persetujuan dari

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

  • KTM diberikan kepada mahasiswa baru yang sudah menyelesaikan registrasi administrasi.
  • KTM berfungsi sebagai bukti mahasiswa Unsyiah sekaligus sebagai bukti pemilik rekening pada bank yang ditunjuk. Dengan menggunakan KTM ini mahasiswa dapat melakukan pembayaran biaya pendidikan secara auto debet dan menarik uang dari bank yang ditunjuk melalui Anjungan Tunai Mandiri (ATM).
  • KTM dipergunakan untuk mendapatkan akses berbagai fasilitas di Unsyiah.Setiap semester, KTM harus diaktifkan ulang melalui pembayaran biaya pendidikan.